Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
п.1. Ответственным за прот ивопожарное состояние детского сада и за эксплуатацию электрооборудования за 2005-2006 учебный год назначить завхоза – Наси...полностью>>
'Документ'
Уведомляем Вас об изменении стоимости за обучение в соответствии с пунктом 3. договора о подготовке специалиста с высшим образованием на платной основ...полностью>>
'Документ'
Принятие управленческих решений в условиях динамично изменяющейся внешней среды. Условия неопределенности и риска. Приемы разработки и выбора управлен...полностью>>
'Реферат'
Актуальность исследования игр наших бабушек велика, т. к. на земле нет ни одного человека, который не любил бы играть. Без игры на свете человеку было...полностью>>

Главная > Документ

Сохрани ссылку в одной из сетей:
Информация о документе
Дата добавления:
Размер:
Доступные форматы для скачивания:

О некоторых терминах в MoReq2

В терминосистеме MoReq2 присутствует два термина:

(26) Документ / document

Записанная информация или материальный объект, которые могут быть

обработаны как отдельная единица.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

В этом значении термин «документ» употребляется в словосочетаниях: HTML документ, документ Word и др. Документ может включать любые комбинации текста, данных графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации.

(52) Официальный документ / record

Информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство

организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнеса.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

MoReq2 подчеркивает, что документы (documents) отличаются от records - официальных

документов (см. термин 52 Глоссария – гл. 13) некоторыми важными аспектами. MoReq2 использует термин документ (document) для определения информации, которая не прошла процедуры захвата (capture, см. термин 8 Глоссария – гл. 13), характерной для официальных документов (52), то есть не подверглась процедурам классификации, регистрации и защиты от внесения изменений, обязательных при включении документа в систему управления документами и при осуществлении процессов управления документами в системе. Слово recorded («записанная») в определении термина «документ» не является синонимом термина record / документ (52). Но естественно, что некоторые документы при определенных условиях (при включении их в систему) становятся официальными документами.

Допускаем, что в определенных случаях этими различиями можно пренебрегать, но не в случае, когда устанавливаются требования к системам и процессам обработки документов (именно официальных документов).

Термин «официальный документ» не является новым для терминосистемы документоведения. Этот термин присутствует, во-первых, в ГОСТ Р 51141-98 («23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке») и, во-вторых, в проекте Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, разработанных по распоряжению Правительства и представленных на утверждение.

В.Ф.Янковая, заместитель директора ВНИИДАД, к.и.н.

    1. Ключевые термины

MoReq2 требует, чтобы применяемые термины имели точное значение. Везде, где возможно, толкование терминов соотносится с общепринятым использованием или с использованием, принятым в сообществе управляющих документацией. Однако в некоторых случаях использование терминов в MoReq2 является специфическим. Все термины определены в глоссарии (раздел 13.1). Ключевые определения, являющиеся необходимыми для понимания MoReq2, из глоссария воспроизведены в данном разделе для упрощения использования. Определения, приведенные в данном разделе, идентичны определениям полного глоссария.

Термины, выделенные курсивом, определены в глоссарии, раздел 13.1.

Захват / capture (8) (действие)

1) Акт записи или сохранения конкретного экземпляра цифрового (23) объекта (источник: InterPARES 2 Project Terminology Database).

2) Сохранение информации в автоматизированной системе, которая управляет документами.

Примечание: в контексте MoReq2, захват (8) обозначает весь комплекс действий при включении официального документа (52) в СУЭОД (32), в том числе регистрация (56), классификация (12), добавление метаданных (40), и замораживание содержания исходного (ранее неофициального) документа (26). Термин наиболее часто используется в значении размещения документа в СУЭОД (32) и сохранения иной ценной информации как значения метаданных (40).

Досье / case file (9)

Дело (34), относящееся к одной или более транзакциям (операциям по установлению, изменению или прекращению отношений), выполненным полностью или частично, структурированным или неструктурированным образом, в результате конкретного процесса или действия.

Примечание 1: не существует общепринятого определения ни этих терминов, ни определения различия между досье (9) и другими видами дел (34), часто управляемых СУЭОД (32). Данное определение дано с намерением облегчить понимание термина в контексте MoReq2. Правильность его применения в других обстоятельствах не гарантируется.

Примечание 2: официальные документы (52) в досье (9) могут быть структурированными или неструктурированными. Основной определяющей характеристикой досье (9) является его создание в результате действий, которые хотя бы частично структурированы и повторяемы. Примеры таких досье (9):

  • Обращение за разрешением;

  • Запросы о выполняемых услугах;

  • Расследование инцидентов;

  • Регулирующий мониторинг.

Примечание 3: другими типичными характеристиками досье (9) является то, что часто:

  • Структура их содержания предсказуема;

  • Являются многочисленными;

  • Структурированы или частично структурированы;

  • Используются и управляются посредством известного и определенного процесса;

  • Подлежат хранению в течение определенного срока, в соответствии с законодательством или установленными правилами;

  • Могут быть открыты (43) или закрыты (17) специалистами, конечными пользователями (68) или системами обработки информации без необходимости получения подтверждения от руководства.

Класс / class (11)

(только в MoReq2) Часть иерархической классификации, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации (14) ко всем делам (34), лежащим ниже нее.

Примечание 1: это может соответствовать в классической терминологии понятию «основной класс», «группа (37)» или «серия» (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.п.) на любом уровне схемы классификации (14).

Примечание 2: в MoReq2 класс (11) также используется для обозначения всех официальных документов (52), отнесенных к классу (11).

Классификация / classification (12)

В управлении документами – систематическая идентификация и расположение деловых действий и/или официальных документов (52) по категориям, согласно логически структурированным условиями, методам и процедурным правилам, представленным в системе классификации.

Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).

Схема классификации / classification scheme (14)

(В MoReq2) иерархическая организация классов (11), дел (34), разделов (66), томов (74) и официальных документов (52)

Комментарий (переводчика): Часто используется термин «Номенклатура дел» как аналог понятия «Схема классификации». Однако нужно отметить, что схема классификации есть более общее и универсальное понятие, нежели номенклатура дел. Так, в организации может существовать несколько схем классификации, тогда как номенклатура дел может быть только одна. Номенклатура дел – это частный случай схемы классификации.

Компонент / component (19)

Отдельный битовый поток, который сам по себе или вместе с другими битовыми потоками составляет официальный документ (52) или неофициальный документ (26).

Примечание 1: этот термин не используется широко.

Примечание 2: фраза «отдельный битовый поток» используется для описания того, что обычно называется «файл» в сфере информационных технологий; слово «файл» избегается здесь во избежание путаницы с понятием «файл» в сфере управления документами. Основная концепция состоит в том, что «компонент» является интегральной частью содержания официального документа (52), несмотря на тот факт, что с ним можно работать отдельно.

Примечание 3: примеры компонентов (19):

  • HTML документ (26) и JPEG изображение, которые создают страницу в Интернете;

  • Документ (26) текстового процессора и таблица, в котором официальный документ (52) состоит из документа (26) текстового процессора, который содержит ссылку (гиперссылку) на таблицу.

Примечание 4: компоненты (19) должны быть различимы и отделимы друг от друга. Если документ (26) текстового процессора содержит вставленную таблицу (в отличие от ссылки, вставленной в таблицу), тогда таблица не считается компонентом (19). В этом случае документ (26) текстового процессора со вставленной таблицей является документом (26), составленным из одного компонента (19).

Примечание 5: сообщение электронной почты с приложениями может быть одним компонентом (19), несколькими компонентами (19) или несколькими официальными документами (52) в зависимости от того, в каком формате (36) оно сохранено.

  • Если сообщение сохранено в формате (36), который включает само сообщение и все его приложении, тогда это только один компонент (19).

  • Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения, но объединены с сообщением, тогда каждое приложение и само сообщение являются компонентами (19).

  • Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения электронной почты и не соединены с ним, тогда каждое приложение и само сообщение являются отдельными официальными документами (52); практика подсказывает, что лучше объединить эти официальные документы (52) вручную.

Документ / document (26)

Записанная информация или материальный объект которые могут быть обработаны как отдельная единица.

Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).

Примечание 1: документ (26) может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном (29) носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Один документ может состоять из одного или нескольких компонентов (19).

Примечание 2: термин документ / document (26) отличается от термина официальный документ / record (52) некоторыми важными аспектами. MoReq2 использует термин документ / document (26) для определения информации, которая не прошла процедуры захвата (8), характерной для официальных документов (52), то есть не подверглась процедурам классификации (12), регистрации (56) и защиты от внесения изменений. Слово “recorded” ("записанная") в определении не является синонимом термина record / документ (52). При этом некоторые документы (26) при определенных условиях становятся официальными документами (52).

Электронный официальный документ / electronic record (31)

Официальный документ (52), который существует в электронной (29) форме.

Примечание: официальный документ (52) может оказаться представленным в электронной (29) форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путем сканирования.

СУЭОД / ERMS (32)

Система управления электронными официальными документами (31) – Electronic Records Management System.

Примечание: СУЭОД / ERMS отличается от ЭХД / EDMS (28) в некоторых важных аспектах. См. раздел 10.3 для более детальной информации.

Дело / file (34)

Сформированная единица хранения официальных документов (52), объединенных по принципу принадлежности к одной и той же теме, деятельности или операции.

Источник: краткая адаптированная версия из ISAD(G) (смотри приложение 7).

Примечание: Английское слово "file" имеет два значения: первое, в сфере управления документами –«файл-папка», второе, в сфере информационных технологий – «бинарный, цифровой файл». Для исключения неоднозначного толкования термина "file" применительно к информационным технологиям в МoReq2 вместо термина "file" (т.е. «бинарный, цифровой файл») используется термин компонент / component (19). В МoReq2 термин file / дело (34) используется исключительно в значении сферы управления документами.

Метаданные / metadata (40)

(в контексте управления документами). Данные, описывающие контекст, содержание, структуру официальных документов (52) и процесс управления ими во времени.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

Примечание: некоторые модели базируются на концептуально отличных взглядах на определение метаданных (40). Например, они могут рассматривать информацию протокола аудита (4) всецело как метаданные (40). Эти противоположные подходы являются приемлемыми и ценными в их контекстах, но не помогают в определении функциональности систем, и здесь не рассматриваются.

Официальный документ / record (52)

Информация, составленная, полученная и сохраняемая организацией или лицом как свидетельство в соответствии с требованиями закона или бизнеса.

Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).

Примечание 1: могут применяться также местные национальные определения.

Примечание 2: официальный документ (52) может включать в себя один или несколько документов (26) (например, когда один из документов (26) содержит приложение), которые могут быть на любых носителях и в любых форматах (36). Вследствие этого он может состоять из одного или более компонентов (19). В дополнение к содержательной части документа(ов) (26), официальный документ (52) должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (например, информацию, описывающую компоненты (19) официального документа (52)). Ключевое свойство официального документа (52) есть его неизменность.

Примечание 3: как электронные официальные документы (31), так и материальные официальные документы (49) могут управляться СУЭОД (32).

Примечание 4 (от переводчика): об отличиях термина официальный документ / record (52) от термина документ / document (26) сказано в примечании 2 к определению термина документ / document (26) в разделе 13.1 «Глоссарий» и 2.1 «Ключевые термины».

Раздел / sub-file (66)

Смысловое подразделение дела (41).

Примечание: разделы (66) часто используются в сфере управления досье (9). Обычно каждый раздел (66) озаглавлен, а также каждый раздел (66) используется для хранения специфического типа или типов официальных документов (52) по одному направлению деятельности, например «счета-фактуры», «оценочные документы» или «корреспонденция». Они могут, однако, также использоваться аналогичным способом в среде управления неструктурированными делами (42).

Том / volume (74)

Часть раздела (66).

Примечание: тома (74) создаются для улучшения управляемости содержимого разделов (66) путем разбития его на отдельные не слишком большие единицы учета. Деление на тома (74) является скорее механическим (по числу официальных документов (52) или по датам), чем смысловым.



Похожие документы:

  1. Автор книги Р. Эпперсон, специалист по политическим наукам, видит историю не как безумную игру слепого случая, а как заранее спланированные и целесообразно орган

    Документ
    ... принудил банки увеличить количество денег с 52.000.000 $ на 1 января ... Presidents, Volume II, p.1139. 52. Arthur M. Schlesinger, Jr., The ... Конгрессмен Richard Ichord заявил, что: Цели СДО были четко сформулированы в официальном документе, опубликованном ...
  2. Уроки американского менеджмента

    Урок
    ... технико-экономическими характеристиками. Источник: Richard В. Chase and Nicholas J. ... Например, Дэйвид Ф. Миллер, 52 года, директор, курирующий деятельность ... после чего прогноз становился официальным документом и спускался в различные подразделения ...
  3. Учебное пособие для вузов Издание второе Рекомендовано Редакционно-издательским Советом

    Документ
    ... — это личный официальный документ. Первичные документы также могут быть официальными и неофициальными. ... предпочтений Кудера (Kuder Preference Record Vocational Form) и опросник ... Chicago: Rand McNally, 1963, 52 Предваряющая/последующая проверка (англ). ...
  4. Филип Котлер, Джон Боуэн, Джеймс Мейкенз. Маркетинг. Гостеприимство. Туризм

    Реферат
    ... . Когда компания Embassy Suites Resort планировала создание пансионатов у озера ... принимать решения. Оформленный в виде официального документа план исследования - это своего рода ... в заданном периоде. Так, 52 объявления можно было разместить один ...
  5. Гидденс Э. Социология

    Документ
    ... переписи, русские составляли 52% общего населения. Многие ... карцерная организация Дополнительная литература Richard Brown. Understanding Industrial ... сотрудничать с правительством. В официальном документе “Модернизация городов”, опубликованном ...

Другие похожие документы..