Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Гарантийное письмо, заполненное по образцу, на бланке организации необходимо отправить по факсу 8 (495) 605-97-64/66, или скан копию письма на e-mail ...полностью>>
'Документ'
Для получения экзаменационной оценки необходимо написать 2 реферата по двум темам из приведенного ниже списка и поставить на сайт согласно инструкции ...полностью>>
'Документ'
aspx?id=8 57 ) . Содержание сообщения .1. Дата принятия Председателем совета директоров эмитента решения о проведении заседания совета директоров эмит...полностью>>
'Расписание'
0-1 .40 Стратегическое упр. развитием пром. компл. доцент Климова Д.Н. ауд. 4 1 Информационные системы в экономике доцент Старцев М.В. ауд. 30 пара 1 ...полностью>>

Главная > Инструкция

Сохрани ссылку в одной из сетей:
Информация о документе
Дата добавления:
Размер:
Доступные форматы для скачивания:

Комментарий

Инструкция об учете библиотечного фонда”

Обзор положений инструкции Министерства культуры и Методических рекомендаций по ее применению в библиотеках образовательных учреждений

Козлова О.В.,

зав. научно-методическим отделом ГНПБ им.К.Д. Ушинского, председатель секции библиотек общеобразовательных учреждений Центральной библиотечно-информационной комиссии Министерства образования Российской Федерации

Российской государственной библиотекой и Российской национальной библиотекой была подготовлена и рекомендована к применению приказом Министерства культуры от 02.12 1998 г. № 590 “Инструкция об учете библиотечного фонда” (Библиотека и закон. – Вып.5. – С.240-265).

Большинство положений Инструкции рассчитаны на крупные, самостоятельные библиотеки или централизованные библиотечные системы, но для “маленьких” библиотек, каковыми являются школьные, требуются адаптационные пояснения, а местами и принятие вполне конкретных решений по отдельным положениям учета.

Для сотрудников учреждений образования данная Инструкция стала документом только после выхода приказа № 2488 от 24.08 2000 “Об учете библиотечных фондов библиотек образовательных учреждений” (см.: Вестник образования. – 2000. – № 21. – С.3-41).

Ведущий научный сотрудник РГБ С.В. Митрофанова, составитель документа, в комментариях к “Инструкции об учете библиотечного фонда”, (Библиотека и закон. – Вып.5. – М., 1998. – С.266-270) указала на новые подходы к учету фонда в современных экономических условиях: значительное расширение прав библиотек и устранение жесткой регламентации в организации учета.

“В развитии учета ясно обозначилась тенденция к изменению соотношения между самостоятельностью библиотеки в выборе форм, способов и методов ведения учета с принятыми в нормативном порядке правилами и требованиями, регламентирующими учет. Исходя из этого, ведение учета в библиотеке предложено осуществлять на сочетании принципов обязательности и допустимости. Такой подход позволяет библиотекам, руководствуясь общими принципами, которые являются обязательными для всех библиотек, индивидуализировать его, исходя из особенностей конкретной библиотеки” (Указ. издание. – С.267).

“Индивидуализация” у библиотек образовательных учреждений сформулирована в методических рекомендациях :

• “Библиотеки образовательных учреждений входят в структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами;

• “Книга суммарного учета библиотечного фонда” содержит показатели, характеризующие качество формирования библиотечных фондов по их целевому назначению: обеспечение учебного процесса и научной деятельности образовательного учреждения;

библиотеки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета” (Вестник образования. – 2000. – № 21. – С.30).

В новой инструкции, отмечает С.В. Митрофанова, сохранена преемственность с прежней системой учета. Ранее в практике библиотек использовались две инструкции Министерства культуры: “Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР”, утвержденная в 1985 году, и “Инструкция о порядке исключения устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов из библиотечных и справочно-информационных фондов” 1978 года с изменениями и дополнениями 1984 года. Новая Инструкция, конечно, зиждется на проверенных жизнью постулатах обоих предшествовавших документов.

Вызывает сожаление тот факт, что в основные понятия (Раздел 1) не внесено слово “документ”, которое, как выразился известный библиотековед Ю. Н. Столяров, “является ключевым понятием для библиотековедения”. Ведь именно оно в инструкции заменило ранее фигурировавшие в старых изданиях обозначения единиц учета: “издание”, “материалы”, “книги, брошюры” и т.д. Речь в инструкции идет об учете документов. Возможно, разработчик посчитал излишним повторять это определение, коль скоро оно есть в законе “О библиотечном деле”. Считаем все же необходимым это определение напомнить: “Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования” (ФЗ “О библиотечном деле”, ст. 1. См.: Школьная библиотека. – 2000. – № 2. – С.5-11).

В “Основных понятиях” Инструкции дается определение, во избежание разночтений, известных понятий, например:

• аудиовизуальный документ (АВД) – документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств;

• балансовая стоимость фонда – стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете;

• рыночная цена – цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции;

• учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Не изменились требования к учету, выработанные нашими ведущими библиотековедами (Столяров Ю.Н., Воронько К.Л. и др.):

  • полнота и достоверность учетной информации;

  • документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

  • соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.

Нововведением, отражающим веление времени, является только пункт о совместимости приемов и форм учета, их надежности в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии.

Поскольку в связи с интенсивной компьютеризацией библиотек разница в оформлении учета являлась яблоком раздора между библиотеками и проверяющими органами, особо оговорено, что “учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу. На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическим способом, и бланки, распечатанные на принтере. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке” (Указ. изд. – С.243).

Одним из главных для школьных библиотекарей является вопрос о единицах учета. В разделе “Объекты и единицы учета библиотечного фонда” читаем:

“Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:

1) название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

2) экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него”.

На наш взгляд, учет по названиям и экземплярам был оправдан и даже необходим в условиях возможности управления комплектованием фондов.

Специфика работы школьных библиотек (высокая текучесть кадров, низкий процент специалистов с библиотечным образованием, отсутствие должного контроля со стороны методических служб и т. д.) явочным массовым порядком сделала учет документов в школьных библиотеках возможным только в экземплярах. Эта практика была зафиксирована в “Технологии работы школьной библиотеки”, выпущенной ГНПБ им. К.Д. Ушинского в 1993 году (Сост. Чулкина Г.В.).

В целях плавного решения этого щепетильного вопроса при подготовке рекомендаций ЦБИК не был отдельно вынесен пункт об отсутствии в нашем учете единицы “название”, поскольку учебники, составляющие значительную часть фонда, при практике учета безынвентарным способом по сути учитываются по названиям.

В методических рекомендациях Минобразования России имеется пункт: “Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы “Книги суммарного учета библиотечного фонда” дифференцированно:

для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1),

для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2),

для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3)” (см.: Вестник образования. – 2000. – № 21. – С.30).

Листы "Книги суммарного учета для библиотек общеобразовательных учреждений” не содержат графы “название”.

В школьных библиотеках единицей измерения документов художественного и познавательного фонда является экземпляр, при безынвентарном учете учебников – название и экземпляр.

В Инструкции Министерства культуры указано:

“5.1.1. Библиотека обязана:

• осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;

• соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации” (Указ. изд. – С.246).

Эти пункты подтверждают практическую необходимость ведения учета художественной и познавательной части фонда в школьных библиотеках в экземплярах.

Интересным, современным и прогрессивным представляется введение в инструкцию прав библиотек по части учета, хотя отдельные пункты этого раздела к школьным библиотекам имеют отдаленное отношение и являются декларативными:

  • “устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности организации и структуры фонда, и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требованиям настоящей Инструкции;

  • вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;

  • вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультативный набор показателей с учетом специфики конкретной библиотеки;

  • устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения;

  • производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, и рыночные цены;

  • вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача); величина и порядок исчисления нормативов утверждается учредителем в соответствии с Положением о библиотеке;

  • распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством;

  • в соответствии с действующим законодательством самостоятельно определять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов библиотеки” (Указ. изд.– С.246).

Во всем этом тщательно отработанном списке прав наибольшее количество вопросов у школьных библиотекарей, конечно, вызвали два пункта: “устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения” и “вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача)”.

Даже самый опытный школьный библиотекарь без оглядки на методиста по фонду учебной литературы не возьмется самостоятельно определять сроки и состав фонда временного хранения.

В Инструкции сказано: “Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени”. Библиотекарям-практикам, естественно, хотелось бы уяснить для себя отчетливо: документы временного хранения – это какие? И непродолжительный период – это сколько?

Здесь мы сталкиваемся с проблемой восприятия инструкции как максимально конкретного документа, которым именно эта инструкция и не является. Поэтому в “Методические рекомендации ЦБИК Минобразования России” внесена некоторая конкретика :

При учете поступления документов в фонд они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. (Библиотеки образовательных учреждений не получают обязательный экземпляр документов и, следовательно, по определению не имеют документов постоянного хранения, а только длительного. – О.К.).

Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем – до 48 стр.); листовки (объем до 4 стр.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно)”.

Благодаря этой рекомендации у методистов и библиотекарей появляется узаконенная возможность устанавливать перечень изданий временного хранения. Методистам по учебным фондам принадлежит право определения сроков хранения документов временного значения, исходя из специфики региона и документов.

В старой инструкции по списанию очень подробно расписывались сроки хранения периодических изданий, а также брошюр, буклетов, листовок и других материалов временного хранения. Они исключаются из фонда по истечении пяти лет после их выхода. В новой Инструкции этого, конечно, нет, и сроки хранения каждого вида документа определяются методистами по согласованию с библиотекарями самостоятельно.

Относительно права “вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача)”, можно сказать следующее.

Предварительные консультации с методистами по применению инструкции показали, что необходим единый, вполне конкретный, научно обоснованный показатель списания, хотя бы по одной какой-либо причине. Именно поэтому научно-методический отдел ГНПБ им. К.Д. Ушинского настоял на включении в методические рекомендации положения:

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи” (разъяснения см. далее в разделе Списание, проверка фонда, материальная ответственность).

Как и ранее, в библиотеках ведется суммарный и индивидуальный учет документов. Суммарный учет производится партиями по одному сопроводительному документу. Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Сведения о движении фонда фиксируются, как и прежде, в трех частях “Книги суммарного учета библиотечного фонда: часть1 – Поступление в фонд, часть 2 – Выбытие из фонда, часть 3 – Итоги движения фонда.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. Спецификой работы школьных библиотек может быть подведение итогов за год, но не календарный, а учебный, в зависимости от потребности в отчетности (см. Приложение: листы “Книги суммарного учета библиотеки общеобразовательного учреждения”).

Особо оговорено в Инструкции, что “все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету”. Суммарный учет газет, сказано в примечании, ведется в соответствии с возможностями и реальной необходимостью такого учета.

Индивидуальный учет документов, как и раньше, ведется в инвентарной книге или (при автоматизированной технологии) создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию.

К разделу об индивидуальном учете документов сделаны уточняющие дополнения:

Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари) учитываются в инвентаре; предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе учитываются безынвентарным способом. При безынвентарном методе учета предусматривается суммарная запись документов в названиях, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров. 2–3 экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа, регистрационная книга учетных карточек.

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. Учетная карточка содержит сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров – поступивших, выбывших, состоящих на учете.

Учетная карточка отражает движение каждого отдельного названия документа, прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе, учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется” (Вестник образования, указ. номер. – С.31).

Эти дополнения, сделанные сотрудниками вузовских библиотек для фиксации и отчасти распространения наработок в учете, почти не отличаются от рекомендаций “Технологии работы школьной библиотеки”. Разница лишь в том, что в “Технологии...” рекомендуется подход, когда “на переизданные книги заполняется новая учетная карточка”, а вузовские коллеги призывают в одной учетной карточке отражать все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

Выбор исполнения, как всегда, за практиками.

(Продолжение следует)

Учет выбытия документов. Списание, проверка фонда,
материальная ответственность

В Инструкции Министерства культуры РФ говорится:

“9.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (см. Приложение 8–10) и отражается в “Книге суммарного учета” и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В “Методических рекомендациях ЦБИК” имеются дополнения и изменения:

п.9.5. Допускается замена списка всех исключаемых из фонда документов книжными формулярами (как состоящих на бухгалтерском учете, так и не состоящих)



Похожие документы:

  1. «инструкция об учете библиотечного фонда»

    Инструкция
    ... 24.08 2000 «Об учете библиотечных фондов библиотек образовательных учреждений» ) В новой Инструкции об учете библиотечного фонда существенно увеличен перечень ...
  2. Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные

    Инструкция
    ... Согласована с Министерством финансов СССР ИНСТРУКЦИЯ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ МАССОВЫХ БИБЛИОТЕКАХ, ... к документу Название документа "Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных ...
  3. Приказ Министерства образования Российской Федерации Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений

    Документ
    ... «Инструкция об учете библиотечного фонда» для учета фонда библиотек образовательных учреждений (приложение № 1). 2. Утвердить методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда ...
  4. Фонд библиотеки систематизированное собрание документов, формируемое в соответствии с задачами библиотеки по удовлетворению информационных потребностей ее пол

    Документ
    ... и муниципальных библиотек Российской Федерации закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда». Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку ...
  5. Положение о порядке учёта, использования и сохранения библиотечного фонда учебников в оу

    Учебник
    ... и Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учёте библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений ( ... фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета ...

Другие похожие документы..